【摘要】秘书从业人员的角色意识对于秘书工作有着重要的意义,所以培养秘书从业人员正确的角色意识是秘书教育和培训工作的一项重要内容。本文试着从三个层次上分析了树立正确角色意识的途径。
【关键词】秘书;角色意识;培养
秘书,从世界范围看,它是分布最广泛的社会职业之一,但是在我国,却正在经历着一个从“职位”向“职业”过渡的过程。很长一段时间以来,由于我国是社会主义国家,所以从事秘书工作的都属于国家工作人员,即公职秘书。绝大部分从属于党政机关、企事业单位内的综合办事机构——秘书厅(室)或秘书科(室),少部分秘书人员由机关、单位配备给首长或专家做工作助手,仍是国家公务员。[1]然而随着改革开放的不断深化,随着多种经济模式的协同发展,我国秘书队伍的构成也在悄然发生着变化,正逐渐与世界接轨,秘书这一行业已经成为了一个复杂广泛的社会职业群体。党政机关、工矿企业、军队,包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主,越来越多地出现了秘书个人为领导个人一对一的服务模式。
我国目前秘书职业教育和秘书工作的现状又是怎样呢?一方面,应对秘书职业领域中出现的这些变化,我国各级各类秘书教育机构,从大中专院校中的秘书专业到社会上的各种培训机构,都与时俱进的对教育培训内容做出了相应的改革和调整。改革调整后的课程内容确实为培养新型秘书人才提供了扎实的专业知识和娴熟的职业技能,然而另一个很重要的内容却在专业教学和培训中被忽略,没有引起足够的重视,这就是秘书角色意识的培养。另一方面,不少从事秘书工作的人员本身为了适应新时期秘书工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不断自我提高要求,加强工作技能的培训,学习掌握了许多现代化办公技术。但是,技能提高的同时,却忽略了在思想认识上的同步提高,对自己的职业缺乏正确的认识,对自己在组织中扮演的角色没有形成正确的定位。
作为秘书从业人员,技能的培养固然非常重要,但是,职业认知和角色定位也应该同步提升。正确的思想认识能够提高秘书人员的心理素质,能够推动秘书工作的有效开展,更能够提高工作的积极性与主动性。
1 秘书角色及秘书角色意识
“角色”,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治•米德引入到社会心理学的领域中,意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”[2]那么,套用这一概念,“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中,经常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。在这里,我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。
“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。[3]相应的,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。
正确认识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。因此,应该把秘书角色意识的培养作为秘书职业教育中的一项重要而且是必要的内容。
2 秘书角色意识的培养
如何培养秘书人员正确的角色意识呢?笔者认为可以采用分三步呈阶梯状层层推进的方式。
第一层阶梯:形成基本的职业角色认知。
形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角色。
秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;[4]在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。
形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,我国的秘书人员队伍,尤其是行政机关、事业单位的秘书中,不少对自身的角色定位有偏差、有错觉。在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个“错误氛围”,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是“准领导”,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。其实,在西方,包括我国的港台地区,许多秘书人员把秘书这一职业作为自己终身奋斗的事业,四、五十岁的资深秘书大有人在,而且他们以自己的努力赢得了荣誉和他人的尊重。如果把秘书职业作为跳板或者“领导储备库”,势必会影响到工作的动机和态度,甚至会急功近利、苦心钻营而无心把工作做好、做精、做细。
我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。
所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。
第二层阶梯:培养正确的职业角色认同。
虽然“认知”与“认同”仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说“认知”还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么“认同”则是从主观上给自己一个正确的评价。
许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用“秘书”两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用“助理”、“文员”等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作“技术含量太低”,“随便换个人都能做”,“好似勤杂工”,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。
其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。
秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器如果忽然掉了一只螺丝钉,是不是得出故障呢?
按照1997年国家劳动与社会保障部开始实行的秘书职业等级标准的划分,秘书分为初级、中级、高级三个等级(2003年开始采用新标准),每个等级都有本级别的职责范围和能力要求。以最低一级初级(新标准的五级)为例,他们从事的是一般日常行政事务,主要包括接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务等。看似都是很简单的一些事项,但简单中亦有大学问。就拿接待工作来说,一般人认为无非就是引个路、端个茶、倒个水,有何学问可言?恕不知要做好这一工作也不容易。负责接待工作的秘书着装打扮有什么要求?为客人引路时,秘书应该走在客人的什么位置?标准的引导手势是什么样的?如何判断没有预约的来人是否该挡驾?需要挡驾时怎么说怎么做才能既挡了驾又不得罪来客?端茶送水的时机如何把握?水杯应该放在什么位置?递送茶杯时应保持什么样的仪态?秘书的形象代表着组织的形象,秘书的水平反映着领导的水平。这些看似小事,却代表了一个组织的形象,会给来客留下深刻的第一印象。一个没有经历过秘书职业培训的人想把这么一项简单的工作做得完美无可挑剔还真不容易。这仅仅是初级秘书,中级(新标准四级)秘书主要负责起草文稿、办理公文、信息调查研究和整理。高级秘书则需要参与政务和管理事务,他们不仅是领导得力的左右手,更有可能是领导中枢的成员,[5]工作的综合性更强,对知识和能力的要求更高,在组织工作中发挥的作用就更不容小觑了。
所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应该对自己的价值有一个正确的认同。
第三层阶梯:形成自信的职业自豪感。
在认同和肯定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应该进一步以自己的职业而骄傲与自豪,树立一个“我是秘书我自豪”的自信形象和坚定信念。
可以说,每一个成功的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔•盖茨曾经在公开场合说过:“我和微软的成功因为有露宝。”(注:露宝是微软总裁秘书)
从秘书人员在一个组织中发挥的作用来看,一个组织中任何工作的任何一个环节中,都活跃着秘书人员的身影。一个组织内部,秘书人员是助手、是参谋、是桥梁,同时又是“管家”。日常工作中,秘书人员要为领导安排日程、处理杂务、协调事务;领导需要做决定的时候,秘书人员需要向领导提供决策的依据、参考,随时准备快速查找领导需要的信息,以保证决策的正确性和可行性;决策的实施过程中,秘书人员又必须把领导的意图妥善地传达到各部门,保证各部门能正确领会决策,科学地执行决策,同时,在执行决策的过程中,还必须要协调好各职能部门之间的关系,以保证部门与部门之间的完美配合。所以一个称职的秘书要既能撰文办文,又能沟通协调;既懂专业,又会管理;既能处理信息,又能处理公关事务;既可以为领导办理各种具体事务,又能为领导出谋划策;既是领导的工作助手,又是领导的生活助理。[6]
从秘书人员所需要具备的知识结构和能力来看,在知识结构方面,秘书人员既需要具备较宽广的知识面,又要有深厚的专业知识。在纵横两个方向上都具有较高的要求。专业知识自不必多说,应用文写作、调研统计、会议组织、档案管理、公共关系、信访接待等等。除了要精通以上这些专业知识外,还应该具有一定程度的社会科学知识和自然科学知识:语文、政治、历史、外语;物理、化学、生物、数学等等。第三个方面对于所处的行业系统的知识应该熟悉掌握,企业管理、行政管理、文化事业管理、医疗、军事……不一而足。除此之外,秘书人员为了适应社会环境还应该掌握一些经济、法律、心理学、社会学、领导科学等相关知识。在一个组织中,可能有很多人是属于精英型的人才、高精尖人才。但是,他们有一个“通病”就是在所处的组织中,通常只了解本专业领域范围内的事项。只有秘书,需要对本组织所涉及的所有领域都必须通盘掌握和熟悉。尽管不是精通,但都需要略知一、二。另外,出于工作需要,秘书经常需要应酬各种客户、来访人员,为了快速形成融洽的人际关系,秘书必须掌握人际沟通的技巧,对种类可能的话题也要能够信手拈来,天文地理、时尚时事、文学艺术……在能力方面更无庸多说,众所周知,秘书人员必须具备良好的理解能力、沟通能力、社交能力、协调能力、表达能力、观察能力、应变能力、办公自动化系统的操作能力……如此来看,要做一个成功的秘书还真得苦心修炼不可。所以,在一个组织的职员中,也许只有秘书可以自豪地称自己是本职业范围的精英同时又是综合性人才。试问,有几种职业对从业人员有如此的要求呢?秘书不应该以此而感到自豪吗?
在我们身边,不少人包括一些秘书人员自己常常对秘书一职有一些误会的看法,例如,一提到秘书尤其是女性秘书,总是有些人戴着有色眼镜把秘书看作“花瓶”。秘书人员也常因此而觉得低人一等。其实,“花瓶”要做好也不易,也是需要内外兼修的。从外表来看,能称得上“花瓶”的,必然有良好的外在形象。如果这个“花瓶”摆在室内,能凸显整体设计,与大环境相得益彰,它的功效也就发挥了。[7]从内在来看,秘书人员有时还真的要像一个花瓶,一个嘴小肚大的花瓶。所谓嘴小肚大,一是就秘书一职所处的特殊位置而言,秘书人员在一个单位中虽然属于管理层,但实际上是介于领导与职能部门中间的一个特殊位置上。处在这样一个位置上,有时可能会面对一些两难的事情,比如职能部门对上级的抱怨可能会说给秘书听,上级对职能部门的不满可能会发泄给秘书;不同的部门之间的矛盾有的时候可能也会汇集到秘书这里。这时候,秘书人员就要学会做一个嘴小肚大的“花瓶”了:对于有些对工作不利,或者不利于部门与部门、领导与下级、同事与同事之间和谐相处的话,秘书人员要学会甄别,更要学会存在肚里,不能大喇叭一样地到处传到处说。嘴小肚大的另一方面的含义则是指要有足够的容量装下充足的文化知识、专业知识,装得下领导随时可能需要的各种信息,还得有足够的空间随时准备吸纳新的信息内容。但同时,嘴巴又要足够小,对于事关组织机密、不能透露的事情一个字也不能说,学会守口如“瓶”。秘书人员的工作决定了他们经常会接触到一些组织机密,秘书人员应该具备高度自觉的保密意识,防止“密”从嘴出。由此来看,一个合格的“花瓶”也不是人人都做得来的。
秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。[8]尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创造价值,都在间接地创造经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应该以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做的贡献而自豪。
随着政治经济体制改革的不断深化,社会对秘书的需求量越来越大,对秘书的要求越来越高,秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中,秘书人员应该对自己有一个正确的定位,方能增强工作的应变能力和适应能力。这也是培养适应当代社会需求的秘书人员的重要内容之一。
参考文献
[1] 袁维国.秘书学[M].北京:高等教育出版社,1990
[2][4][8] 季水河.秘书心理学[M].上海:复旦大学出版社,2007
[3] 赵中利,史玉峤.现代秘书心理学[M].青岛:青岛出版社,1996
[5] 王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社,2007
[6] 蔡超,杨锋主编.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社,2006
[7] 中华文秘协会编著.做一个完美的秘书[M].哈尔滨:哈尔滨出版社,1996
