秘书与领导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围,但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退维谷的局面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种局面呢?
1 求同存异,统筹兼顾
领导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右为难的多头指示,秘书就可能被“夹”在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚领导意见的相同之处,做到求同存异。因为这样做,一则两个领导的意见都符合,二则领导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可避免两头受气了。
某公司新年度经济目标经领导决策敲定后,各部门经理迅速组织所属二级单位分解任务。王经理让办公室林主任准备会议室明天召开安全会议,接着刘经理也让他准备会议室在同一时间召开采购部职员会议,可会议室只有一个。张主任硬着头皮对刘经理说:“能否将会议拖后一下,王经理先提出要用会议室的。” 刘经理答道“我的事挺多,明天晚上还要出差呢。” 林主任又找王经理,可王经理说会议通知早已发出,想改也来不及了。经验丰富的林主任在无奈之际他大胆地出了一策:把两个会议合在-起开,很快提议得到了两位经理的认同。其实,有许多“夹板”是由于秘书在执行命令过于死板而人为造成的。如果下级能从实际出发,变通地执行,就可避免了,从而收到了皆大欢喜的结果。
2 领会精神 ,维护大局
从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。
早晨刚上班,市旅游局秘书小王就被局长叫去“接旨”:最近市里准备搞一个旅游新闻发布会,让他集中精力撰写一份专题汇报。他回到办公室,分管局长又安排:下午市委宣传部组织了一个旅游座谈会,请他参加一下。小王一听,急忙解释道:“局长刚刚吩咐我集中精力写汇报哩,我哪有时间参加座谈会。”“磨刀不误砍柴功嘛,参加一下对你会有好处的,自己看着办吧!”分管局长丝毫没有让步的意思。小王顿时感到十分委屈,但随即静下心来一想,从大局看两件工作实际上是并不矛盾。因为参加旅游座谈会能为他写好汇报材料提供素材,再说,局长又没有马上让他“交卷”。于是,他立即到分管局长那里去“领命”了。这里,小王就是仔细分析了领导的指示,从大的方面找到了它们的共同点,从而将它们统一起来,将要形成的“夹板”也化为乌有了。
3 力争协调,融洽关系
按理说,领导人之间的工作意见不一致,确有领导层本身协调不够的原因,但作为被“夹”者,秘书多从好处着眼,充分发挥自身的主观能动性,通过创造条件争取让领导意见统一起来,才能改善被动局面。秘书应主动与领导们沟通或促进领导之间的沟通,共同商讨出一个妥善的办法。若各分管领导人各持已见,相持不下,秘书要请示主要领导人,由主要领导出面协调或裁决。
为隆重庆祝建厂50周年,某厂决定搞一次大型厂庆活动。厂长对厂办主任老张的厂庆方案给予了高度的评价,并让他找分管财务的副厂长审定,以划投资金着手筹备。没想到了副厂长那里,副厂长以投资过大理由反对。老张本来想说“厂长都同意了,难道要否定厂长的决定”,但他一想这不就制造了领导间的矛盾了吗?两难之际,他想到财务主管往往有“手紧”的习惯,看到大花费心疼,何不让厂长出面呢?于是他在厂长面前说了一大堆副厂长的好话,就是资金困难,需要厂长协调一下。果然,在厂长的工作下,副厂长批准了厂庆方案。当领导意见相左时,顾此失彼会受气,拥护一方得罪一方制造两方矛盾会更受气。正是意识到这一点,老张才不气馁不急躁,从好处想问题,让一个领导说服另一领导,这样,自己就避开了矛盾,也让领导统一了意见。
4 掌握特点,灵活运用
任何领导者都有一套具体的领导方法,其安排工作都存在着一定的灵活性,而这种灵活性又常常体现在每个领导的性格、习惯、作风等特点中。因此,要想避免被领导之间的“夹板”夹住,平时就要注意摸清并掌握不同领导的特点,做到心中有数,将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比如对爱说过头话的领导,理解时就要防止“过头”,对说话“欠火”的领导,理解时就不能总“欠”着应该到的“火”。只有摸清不同领导的喜好,才能采取灵活机变的措施,防止生搬硬套而制造的“夹板”,从而避免自己“夹住”自己。
新年将至,某保险公司办公室照惯例要向协作单位发放礼物,承办此项工作的秘书小李却为不知发放多人的范围犯了愁——分管公关的副经理下了明确指示:“全市所有协作单位。”但他知道,这个副经理没有“主心骨”,而外出的经理思想又比较保守、谨慎,一旦经理怪罪下来,副经理便会将责任推到自己头上。小李便多了一个心眼,找到副经理说:“你的这个指示我认为可行,但是不是还要请示一下经理呢?如果不请示,您也得签个字,我好去财务处领钱。”如此一来,副经理犯了嘀咕,生怕办事不妥自己承担后果。于是他便让小李跟经理通话自行处理了。这里,小李的话就很有机变性:他让副经理请示经理或签字,就是为自己留条后路——如果事情办错了,是副经理牵的头,经理将不能怪罪自己。
总之,当遇到领导的意见是不一致时,秘书决不能偏向一方,擅作主张;或者搬弄是非,投机讨好;或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力,使之协调统一,避免酿成领导之间的矛盾和纠纷。若发现个别领导的指示有明显的错误,将会带来不良后果时,应把事实和情况向该领导人汇报清楚,提出参谋建议,分析利弊得失,帮助修正决策。若该领导人固执已见,秘书可按照程序和原则,向上报告情况。对于事关几个分管领导职权范围内的问题,各分管领导人的意见难以统一时,最好在适当的场合,向领导班子请示,由领导班子的办公会集体研究决定。这样,秘书就能不被领导们的“夹板”夹住。
